Mi bandeja de entrada ahora tiene 93 correos electrónicos, 15 de los cuales no están leídos. ¿Cuantos tienes?
En los últimos años, Inbox Zero se ha convertido en una técnica popular de gestión del tiempo. Desarrollado por Merlin Mann, Inbox Zero aboga por mantener la bandeja de entrada de su correo electrónico vacía en todo momento. Los defensores de Inbox Zero, se jactan de que son superiores al resto de nosotros. Debido a que pueden mantener una bandeja de entrada vacía, han logrado un cerebro ordenado y pueden concentrarse mejor en las cosas importantes.
Esto me vuelve loco. Inbox Zero es una completa pérdida de tiempo. Me considero un experto en solo un puñado de cosas en este mundo, y la gestión del tiempo es una de ellas. Tener una bandeja de entrada actual y mínima es realmente valioso, pero asegurarme de que mi bandeja de entrada esté a cero todos los días es un desperdicio y una distracción.
Aquí hay cinco técnicas de administración del tiempo que elegiría en Inbox Zero cualquier día de la semana:
1. Boomerang
Boomerang es una extensión de Gmail. Es la mejor herramienta de gestión del tiempo que he descubierto en mi carrera profesional. Si está esperando una respuesta de un correo electrónico que envía, puede elegir que ese correo electrónico aparezca en la parte superior de su bandeja de entrada en una fecha y hora posteriores de su elección, si no ha recibido una respuesta en ese momento. También puede redactar un correo electrónico en cualquier momento del día y enviarlo en una fecha posterior. A menudo escribo correos electrónicos a las 11 p. M. O a las 6 a. M., Y uso Boomerang para que me los envíen en horario laboral, a fin de no molestar a mis compañeros de equipo.
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2. Trello
Trello es una herramienta de gestión de tareas gratuita, disponible tanto en la web como en dispositivos móviles. Trello le permite priorizar tareas y formar varias listas. Puede tener una lista de 'Para hacer hoy', una lista de 'Llamadas para hacer' y más. Las opciones son infinitas.
Incluso puede reenviar cualquier correo electrónico a Trello. Dentro de un tablero de Trello, haga clic en 'Mostrar menú', luego en 'Más', luego en 'Configuración de correo electrónico a tablero'. Encontrarás una dirección de correo electrónico única. Reenvíe cualquier correo electrónico a esta dirección de correo electrónico y se agregarán a su tablero de Trello.
Esto es muy útil para todos esos correos electrónicos que en realidad son elementos de 'Tareas pendientes' y que no son necesariamente urgentes, pero que desea abordar en algún momento.
3. Filtros de correo electrónico y cancelación de suscripción
Ambos tienen el mismo propósito: omitir la bandeja de entrada. Darse de baja de las listas de correo electrónico lleva tiempo, pero es un gran ahorro de tiempo y vale la pena la inversión. Para los correos electrónicos que desea recibir pero que no necesita leer, como cupones para sus tiendas favoritas y listas de correo, configure un filtro de correo electrónico para omitir su bandeja de entrada e ir directamente a una etiqueta de correo electrónico.
Tengo una etiqueta llamada 'Descuentos y ofertas'. De esta manera, cada vez que estoy buscando un descuento en el mercado, simplemente voy a esta carpeta y veo qué hay disponible.
4. Lista de los tres primeros
Leer los correos electrónicos a medida que llegan es completamente arbitrario y reactivo, lo opuesto a priorizado y proactivo.
En lugar de estar esposado a su correo electrónico todo el día, haga una lista todas las mañanas con las tres principales tareas comerciales y las tres principales tareas personales que pretende completar al final del día. Mantengo mis tres listas principales en Trello. El papel también funciona, al igual que cualquier otro lugar que elija para guardar la lista. Las tareas deben ser lo suficientemente pequeñas para completarse.
Si tiene que escribir una revisión de desempeño y vence en una semana, las tres tareas principales podrían ser dedicarle 30 minutos hoy.
5. Desactive TODAS las notificaciones por correo electrónico
Sabes quién eres: si no puedes mantener una conversación sin revisar tu teléfono o reloj, prométeme que hoy te tomarás 10 minutos y apagarás las notificaciones.
Creo que no debería haber notificaciones en las computadoras portátiles y solo notificaciones de mensajes de texto en los teléfonos. Abrir un correo electrónico constantemente solo para responder de inmediato o sacarlo de su bandeja de entrada, incluso si va a usar Boomerang para posponerlo hasta otro día, requiere un cambio de tarea ininterrumpido.
La investigación ha demostrado que la multitarea es ineficaz, y aquellos de nosotros que podemos concentrarnos en una tarea tenemos una gran ventaja. Si no puede desactivar todas las notificaciones, desactive todas las que pueda.
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6. Solo di que no
Y finalmente, si todo lo demás falla, simplemente di que no. Es un mito que debes atender todas las solicitudes.
No seas grosero y fantasmas, pero si tienes una tarea que nunca parece ser lo suficientemente importante para hacer esta semana, dile a la persona que no puedes ayudarla. O bien, busque una manera de ayudarlos que requiera cinco minutos o menos de su tiempo. Y, si conoce a alguien más que pueda valorar la oportunidad de realizar la tarea, vea si puede colaborar e involucrar a otros para que asuman el trabajo.
