ÁMBITO DE CONTROL

El concepto de 'alcance de control', también conocido como índice de gestión, se refiere al número de subordinados controlados directamente por un superior. Es un concepto particularmente importante de entender para los propietarios de pequeñas empresas porque las pequeñas empresas a menudo se meten en problemas cuando el fundador termina con un margen de control demasiado amplio. El alcance del control es un tema que se enseña en las escuelas de administración y se emplea ampliamente en grandes organizaciones como el ejército, las agencias gubernamentales y las instituciones educativas. 'Sin embargo, pocos emprendedores conocen el término o están dispuestos a admitir algún límite al número de personas que supervisan directamente', explicó Mark Hendricks en un artículo para Empresario revista. Cuando el rango de control del propietario de una pequeña empresa se vuelve demasiado grande, puede limitar el crecimiento de su empresa. Incluso los mejores gerentes tienden a perder su efectividad cuando pasan todo su tiempo administrando personas y sus problemas y no pueden concentrarse en planes a largo plazo y posicionamiento competitivo para la empresa en su conjunto.

El concepto de amplitud de control fue desarrollado en el Reino Unido en 1922 por Sir Ian Hamilton. Surgió del supuesto de que los gerentes tienen cantidades limitadas de tiempo, energía y atención para dedicar a sus trabajos. En estudios de líderes militares británicos, Hamilton descubrió que no podían controlar de manera efectiva a más de tres a seis personas directamente. Estas cifras han sido generalmente aceptadas como la 'regla empírica' para el alcance del control desde entonces. Más de una década después, A.V. Graicumas ilustró matemáticamente el concepto de amplitud de control. Su investigación mostró que el número de interacciones entre los gerentes y sus subordinados, y por lo tanto la cantidad de tiempo que los gerentes dedicaban a la supervisión, aumentaba geométricamente a medida que aumentaba el alcance de control de los gerentes.

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Es importante tener en cuenta que todos los gerentes experimentan una disminución en la efectividad a medida que su alcance de control excede el nivel óptimo. En otras palabras, las limitaciones que implica el alcance del control no son deficiencias de ciertos gerentes individuales, sino más bien de los gerentes en general. Además, es importante comprender que el alcance del control se refiere solo a los subordinados directos, en lugar de a una jerarquía corporativa completa. Aunque un CEO puede controlar técnicamente a cientos de empleados, su rango de control solo incluiría a los jefes de departamento o gerentes funcionales que reportan directamente al CEO. 'Cuando se le dan suficientes niveles de jerarquía, cualquier gerente puede controlar cualquier número de personas, aunque sea indirectamente', señaló Hendricks. 'Pero cuando se trata de subordinados directos, la teoría [del alcance del control] sugiere que los empresarios deben respetar los límites innatos de los gerentes'.

Los empresarios y propietarios de pequeñas empresas son particularmente susceptibles a extender demasiado su alcance de control. Después de todo, muchas de estas personas han iniciado un negocio desde cero y temen perder el control de sus operaciones. Por lo tanto, eligen administrar a muchas personas directamente, en lugar de delegar tareas a los gerentes intermedios, en un esfuerzo por continuar participando en las decisiones clave a medida que crece el negocio. Pero esta estrategia puede resultar contraproducente, como explicó Hendricks: 'Extender el alcance del control más allá de los límites recomendados engendra mala moral, dificulta la toma de decisiones efectiva y puede causar la pérdida de la agilidad y flexibilidad que dan a muchas empresas emprendedoras su ventaja'.

ORGANIZARSE PARA OPTIMIZAR EL ÁMBITO DE CONTROL DE LOS GERENTES

Establecer el alcance óptimo de control para los gerentes es una de las tareas más importantes en la estructuración de organizaciones. Encontrar el lapso óptimo implica equilibrar las ventajas y desventajas relativas de retener la responsabilidad de las decisiones y delegar esas decisiones. En general, los estudios han demostrado que cuanto más grande es la organización, menos personas deben informar a la persona superior. Los gerentes también deben tener menos subordinados directos si esos subordinados interactúan entre sí con frecuencia. En esta situación, el supervisor termina manejando tanto su relación con los subordinados como la relación de los subordinados entre sí.

Algunos otros factores que afectan el alcance óptimo de control incluyen si los trabajadores realizan tareas de naturaleza rutinaria (que pueden permitir un alcance de control más amplio) o de gran variedad y complejidad (que pueden requerir un alcance de control más estrecho), y si el negocio en general La situación es estable (lo que indicaría un intervalo más amplio) o dinámica (que requeriría un intervalo más estrecho). Otras situaciones en las que podría ser posible un alcance más amplio de control incluyen cuando el gerente delega de manera efectiva; cuando hay asistentes de personal para filtrar las interacciones entre el gerente y los subordinados; cuando los subordinados son competentes, están bien capacitados y pueden trabajar de forma independiente; y cuando los objetivos de los subordinados están bien alineados con los de otros trabajadores y la organización.

Existen ventajas y desventajas en los diferentes intervalos de control. Un estrecho margen de control tiende a dar a los gerentes un estrecho control sobre las operaciones y a facilitar una rápida comunicación entre gerentes y empleados. Por otro lado, un estrecho margen de control también puede crear una situación en la que los gerentes estén demasiado involucrados en el trabajo de sus subordinados, lo que puede reducir la innovación y la moral entre los empleados. Un amplio rango de control obliga a los gerentes a desarrollar metas y políticas claras, delegar tareas de manera efectiva y seleccionar y capacitar a los empleados con cuidado. Dado que los empleados reciben menos supervisión, tienden a asumir más responsabilidades y tienen una moral más alta con un amplio rango de control. Por otro lado, los gerentes con un amplio rango de control pueden sobrecargarse de trabajo, tener problemas para tomar decisiones y perder el control sobre sus subordinados.

Con todos estos factores a considerar, los propietarios de pequeñas empresas pueden sentirse abrumados con la tarea de encontrar el rango de control óptimo. Pero Hendricks afirmó que evaluar la situación y tomar una decisión no debería ser demasiado difícil. `` La regla general de que un ejecutivo debe supervisar de tres a seis personas directamente resistió bastante bien los desafíos de los expertos en eficiencia, fanáticos de la formación de equipos, aficionados a la tecnología, impulsores del empoderamiento, megalómanos y otros decididos a aumentar el alcance aceptado del control ''. Escribió Hendricks. 'Si los cálculos son demasiado para usted, solo eche un vistazo a la cantidad de horas que está trabajando. Cuando los días de trabajo para las personas de arriba son el doble de lo que son para los demás, el alcance del control está fuera de control ”.

Para los propietarios de pequeñas empresas que sienten que tienen demasiados subordinados directos y necesitan reducir su alcance de control, la solución puede implicar la contratación de gerentes intermedios para que asuman una parte de las responsabilidades del propietario o la reorganización de la estructura de informes de la empresa. En cualquier caso, los propietarios de pequeñas empresas deben equilibrar sus propias capacidades y carga de trabajo con la necesidad de controlar los costos. Después de todo, reducir el alcance de control del empresario puede implicar los costos de pagar salarios adicionales para las nuevas contrataciones o capacitar a los empleados existentes para que asuman responsabilidades de supervisión. A pesar de los costos potenciales involucrados, Hendricks argumentó que ajustar el rango de control hacia el nivel óptimo puede conducir a grandes mejoras para las pequeñas empresas. 'Existe la posibilidad real de que prestar atención al alcance del control pueda llevar a su negocio a una nueva era de crecimiento rápido, sostenido y rentable', dijo a los empresarios. 'Incluso podría encontrar que administrar su negocio sea más fácil y divertido'.