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Llámame loco, pero siempre he preferido dormir a la cafeína. Pero con horarios erráticos y plazos ajustados, conseguir seis o más horas de sueño por noche No es una tarea fácil para un consultor; pregúntele a cualquiera de mis colegas adictos a los refrescos dietéticos y al café. Entre un trabajo exigente y una vida hogareña aún más exigente, he pasado mucho tiempo probando varios trucos de productividad para exprimir todo lo que pueda de cada día.
¿Mi herramienta favorita para hacer las cosas? El temporizador de 10 minutos de mi teléfono.
Mi 'regla de los 10 minutos' es bastante sencilla: cada tarea en su lista de tareas pendientes no debería tomar más de 10 minutos en completarse. Si lleva más de 10 minutos, debería haberlo dividido en tareas más pequeñas o delegarlo en otra persona. La clave de esta regla es hacerla cumplir, lo que significa configurar el temporizador de su teléfono para que suene en la marca de los 10 minutos. El nivel de velocidad y concentración que esto aporta a su día es asombroso.
Cuando desafío a mis equipos por primera vez a poner en práctica la regla de los 10 minutos, normalmente me encuentro con escepticismo. Preguntas como, 'Eso es una locura, ¿realmente puedo construir este gran modelo de Excel en incrementos de 10 minutos?' y '¿Me estás diciendo que también haces esto en tu vida hogareña, duchándote 10 minutos y haciendo entrenamientos de 10 minutos?' abundar. (La respuesta a ambas preguntas, por cierto, es '¡sí!')
¿Quieres probarlo? Aquí hay tres consejos para hacer que la regla de los 10 minutos funcione para usted.
1. Delegado
Con mucho, el medio más eficaz de encontrar tiempo adicional en su día es subcontratar las cosas de su lista de tareas pendientes que otra persona puede hacer fácilmente en 10 minutos o menos. Por ejemplo, tengo un colega muy exitoso y reverenciado que afirma que un eje de su éxito es que 'dice' sí 'a todo, pero solo realiza las tareas que solo él puede hacerlo mejor '. Todo lo demás, delega .
Delegar no es tan fácil como parece. Puede ser difícil dejar de lado una tarea cuando temes que el trabajo de otra persona no sea tan bueno como el tuyo. Es útil recordar que 'hecho es mejor que perfecto', y la única forma en que avanzará en su carrera es si abandona las cosas que domina y asume nuevos desafíos. Otro cambio de mentalidad que me ayudó fue darme cuenta de que delegar crea oportunidades para los demás. Ahora pienso activamente en qué tareas y proyectos puedo crear para mi equipo que los ayudarán a aprender, crecer y avanzar en sus carreras (lo que convenientemente también ayuda a aclarar mi plato).
Uno de los desafíos que más veo con las personas que tienen problemas para delegar, especialmente aquellos en puestos de nivel de entrada, es que se olvidan de que pueden y deben delegar. Si se siente incómodo al pedirle a un supervisor o superior que haga algo, intente esto: comience señalando lo que está haciendo y coloque su 'petición' como una solicitud de ayuda. Por ejemplo, en lugar de 'Necesito que llames a los líderes del equipo', podrías decir 'Estoy trabajando para extraer los datos para este análisis, ¿sería posible que me ayudaras llamando a los otros líderes del equipo? '
Como gerente, puedo decirles que con demasiada frecuencia me encuentro rogando a mis equipos que me deleguen algo, y me encanta cuando me crean oportunidades para ayudar.
2. Encuentra la tarea fácil de 10 minutos
Puede ser escéptico al principio, pero simplemente cambiando la forma en que enmarca sus tareas, verá que casi todo se puede dividir en tareas de 10 minutos. ¿Necesitas investigar un tema nuevo? Comience con 10 minutos en Google escaneando artículos de noticias, seguidos de 10 minutos de anotar todo lo que sabe y las pocas preguntas principales que aún necesita responder, y luego 10 minutos cada vez que llame a las personas para obtener consejos sobre cómo responder sus preguntas abiertas (puntos de bonificación si ¡fuiste lo suficientemente inteligente como para notar que la llamada telefónica es una forma de delegación!).
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¡Voilà! Acaba de exprimir una tarea que, de otro modo, podría haberse demorado en horas en 30 minutos.
Este enfoque también funciona fuera de horario. Tengo una colega que estaba tan intrigada por la regla de los 10 minutos y cómo la ayudó durante las horas de trabajo que decidió probarla en casa. Sacó su temporizador durante algunas mañanas para cronometrar su rutina previa al trabajo, y con una ducha de 10 minutos, un desayuno de 10 minutos, etc., descubrió que podía reducir su tiempo estándar de 'prepararse' , cambiándolo por el codiciado sueño. Nunca pensó que fuera posible ducharse en 10 minutos, ¡hasta que lo probó y se dio cuenta de que en realidad era bastante fácil!
3. Usa ese temporizador
Usar su temporizador es una parte fundamental de la regla, así que no lo olvide. Como saben todos en el mundo empresarial, 'hacemos lo que medimos'.
Esto también se aplica a la regla de los 10 minutos: debe usar un temporizador o reloj para realizar un seguimiento de cuánto tiempo está gastando en las cosas. Los teléfonos inteligentes facilitan esto con sus aplicaciones de temporizador integradas, pero cualquier reloj con minutero servirá. Hagas lo que hagas, no lo adivines, porque si tu aproximadamente 10 minutos siempre se convierten en 20, no está maximizando su productividad.
A veces, pasarás menos de 10 minutos en una tarea (más tiempo atrás, ¡sí!), Y otras veces sonará la alarma y seguirás hablando por teléfono (no, no estoy sugiriendo que simplemente cuelgues cuando suena la alarma). No se sienta mal por atropellarlo, solo anótelo para la próxima vez.
Por ejemplo, si un compañero de trabajo tiende a divagar, preceda su próxima conversación diciéndole que tiene 10 minutos para intercambiar ideas. ¿Y si realmente necesitas más tiempo? Eso también está bien: el seguimiento de su tiempo le proporcionará una idea de cómo trabaja, para que pueda planificar mejor su día la próxima vez.
La regla de los 10 minutos en acción
Uno de mis ejemplos favoritos de esta regla en acción ocurrió hace unos años cuando un equipo en el que estaba trabajando recibió la temida llamada telefónica de las 4 de la tarde de un cliente que redirigía el trabajo que estaríamos presentando a la mañana siguiente. ¡Uf, tanto para una noche relajante!
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Hubo dos grandes trabajos involucrados, por lo que dividimos nuestro equipo de cuatro por la mitad. Cada uno de nuestros dos sub-equipos tenía aproximadamente la misma cantidad de diapositivas de PowerPoint para renovar, con cantidades similares de análisis, por lo que debería habernos tomado aproximadamente la misma cantidad de tiempo para completar.
Le dije a mi compañero de equipo que realmente quería terminar a las 6 de la tarde para que pudiéramos ir a cenar, y él estuvo de acuerdo, pero dudaba de nuestra capacidad para hacerlo. Entonces, contamos las páginas, divididas por las dos horas que quedan en el día, y descubrimos que si pudiéramos lograr una tasa de 10 minutos por página, tendríamos tiempo suficiente para completarla, además de un búfer para todo lo que probara ser particularmente complicado. Recargados de energía, dividimos las páginas, configuramos el temporizador y comenzamos a arrancar. Para convertirlo en un juego, llevamos un recuento en la pizarra de cuántas páginas completamos cada uno de nosotros por debajo o por encima de la marca de 10 minutos.
A las 6 de la tarde, habíamos terminado, y nos sentíamos muy bien al respecto. ¿El otro equipo que no usó la regla de los 10 minutos? Terminaron alrededor de las 9.
El desafío está en marcha. Para su próxima tarea de hoy, saque su temporizador y pruébelo usted mismo. ¡El reloj está corriendo!
