Independientemente de su trabajo o industria, no siempre hay suficientes horas en el día para hacer todo. Como resultado, constantemente sientes que siempre estás atrasado. Y eso simplemente no es bueno para su productividad o su salud.
Entonces, ¿cuál es la respuesta? ¿Trabajas más horas?
No necesariamente. Como explicó Bob Sullivan en CNBC.com, `` La investigación que intenta cuantificar la relación entre las horas trabajadas y la productividad encontró que la producción de los empleados cae drásticamente después de una semana laboral de 50 horas y cae por un precipicio después de 55 horas, tanto es así. que alguien que dedica 70 horas no produce nada más con esas 15 horas adicionales, según un estudio publicado el año pasado por John Pencavel de la Universidad de Stanford ”.
En lugar de dedicar esas horas extra, puede ser más eficaz en el trabajo si se concentra en lo que realmente importa. Y puede comenzar con eso lo antes posible siguiendo estos diez sencillos consejos.
1. Recorta la grasa.
Le acaban de asignar un proyecto importante. Naturalmente, su mente corre con un millón de pensamientos diferentes sobre dónde empezar y qué necesitará para hacer el trabajo a tiempo. Como resultado, comienza a crear una lista de tareas pendientes que es enormemente voluminosa.
El problema con estas listas de tareas fuera de control es que son abrumadoras y le impiden ser productivo. Eso es porque está realizando múltiples tareas y dirigiendo su energía a tareas y actividades sin importancia.
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En su lugar, mantenga sus listas de tareas sencillas y mezquinas enfocándose solo en sus 3 a 5 tareas más urgentes, importantes y desafiantes del día, también conocida como su Tarea más importante (MIT). Concéntrese en una tarea a la vez antes de pasar a tareas menos críticas. Cuando lo haga, se sentirá más productivo y menos ansioso.
Lou Babauta de ZenHabits sugiere que al menos uno de sus MIT debe estar relacionado con sus objetivos y debe trabajar en ellos por la mañana. Ya sea en casa o en la oficina, aborde su MIT a primera hora de la mañana.
Según Lou, 'si los pospone para más tarde, estará ocupado y se quedará sin tiempo para hacerlos. ¡Sácalos del camino, y el resto del día es salsa!
2. Mida sus resultados, no su tiempo.
Cuando se trata de productividad, a menudo nos centramos en el tiempo que tarda algo en completarse; a diferencia de lo que realmente logramos en un día. Por ejemplo, acaba de pasar cuatro horas escribiendo una publicación de blog de 1,000 palabras. Es posible que esté un poco desanimado, ya que eso le quitó una buena parte de su día.
Pero, ¿qué pasa si te enfocas en las partes más pequeñas de la publicación del blog? Por ejemplo, se dividió en cinco secciones de 200 palabras, las formateó correctamente, agregó títulos, realizó un corrector ortográfico y agregó imágenes. De repente te das cuenta de que en realidad has completado mucho en ese período de tiempo.
De hecho, la investigación del equipo de Behance descubrió que 'dar importancia a las horas y la presencia física sobre la acción y los resultados conduce a una cultura de ineficiencia (y ansiedad)'.
'La presión de tener que sentarse en su escritorio hasta cierto tiempo crea una cultura de fábrica que ignora algunas leyes básicas de la generación de ideas y la naturaleza humana: (1) Cuando el cerebro está cansado, no funciona bien, (2) La generación de ideas ocurre en sus propios términos, (3) Cuando te sientes obligado a ejecutar más allá de tu capacidad, empiezas a odiar lo que estás haciendo '.
Una forma de ayudarlo a medir los resultados en lugar del tiempo es generar listas de tareas realizadas. Este es simplemente un registro continuo de todo lo que completó en un día. Al mantener esta lista, se sentirá más motivado y concentrado, ya que realmente puede ver lo que logró.
Además, según el cofundador de Buffer, Leo Widrich, las listas de hechos le permiten 'revisar su día, le dan la oportunidad de celebrar sus logros y le ayudan a planificar de manera más eficaz'.
3. Tenga un ajuste de actitud.
El equipo de Mind Tools afirma que somos más eficaces en el trabajo cuando tenemos una 'actitud positiva'.
“Las personas con buena actitud toman la iniciativa siempre que pueden. Ayudan de buena gana a un colega necesitado, toman el relevo cuando alguien está enfermo y se aseguran de que su trabajo se realice con los más altos estándares ''.
Y nunca los oirás decir que su trabajo es 'suficientemente bueno'. Eso es porque van más allá.
Además, una buena actitud en el trabajo te ayudará a establecer estándares para tu trabajo, asegurarte de que asumes la responsabilidad de ti mismo y facilitar las decisiones, ya que se basan en tu intuición. 'Este rasgo admirable es difícil de encontrar en muchas organizaciones. Pero demostrar integridad y toma de decisiones éticas podría abrirle muchas puertas en el futuro '.
4. Comunicarse, comunicarse, comunicarse.
Independientemente de si eres autónomo, emprendedor o empleado, habrá ocasiones en las que tendrás que trabajar con otros. Como tal, debe fortalecer sus habilidades de comunicación y colaboración. Cuando lo haga, eliminará la reelaboración innecesaria y la pérdida de tiempo para solucionar cualquier malentendido y mala comunicación.
Puede comenzar mejorando sus habilidades de escucha activa y permaneciendo en un tema cuando se comunica. Por ejemplo, al redactar un correo electrónico, sea breve y preciso. No arrojes demasiada información en el mensaje, ya que solo confundirá al destinatario.
5. Cree y manténgase en una rutina.
Somos criaturas de hábitos, al igual que nuestro cerebro. Cuando establecemos rutinas, podemos realizar tareas más rápido, ya que no tenemos que 'pensar' tanto en la tarea, o prepararnos para ella, y podemos trabajar en piloto automático '', dice Hallie Crawford, coach profesional certificada, oradora y autor.
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Para mí, utilizo una herramienta de gestión de calendario en línea para crear y seguir la siguiente rutina:
6. Automatice más tareas.
¿Quieres conocer el secreto para hacer más cosas? Reduzca la cantidad de decisiones que debe tomar a lo largo del día. Es por eso que Mark Zuckerberg usó el mismo atuendo durante años. La mayoría de los días todavía lo hace. Previno la fatiga. Sin embargo, diré que intenté esto y fue difícil para mi relación con mi esposa. Asegúrese de encontrar su equilibrio.
'El secreto contradictorio para hacer las cosas es hacerlas más automáticas, por lo que requieren menos energía', escribió Tony Schwartz, presidente y director ejecutivo de The Energy Project, en Harvard Business Review.
“Resulta que cada uno de nosotros tiene una reserva de voluntad y disciplina, que se va agotando progresivamente con cualquier acto de autorregulación consciente. En otras palabras, si gasta energía tratando de resistir una fragante galleta con chispas de chocolate, le quedará menos energía para resolver un problema difícil. La voluntad y la disciplina declinan inexorablemente a medida que avanza el día.
En otras palabras, desarrolle rutinas y hábitos para no tomar decisiones. Solo lo estás haciendo. De ahí por qué Zuck usaba la misma ropa todos los días. Al eliminar a los tontos o frívolos, podría concentrar toda su energía en decisiones laborales más importantes.
7. Deje de realizar múltiples tareas.
Todos creemos que somos multitarea. De hecho, los humanos simplemente no son capaces de hacer varias cosas a la vez.
'La gente no puede realizar múltiples tareas muy bien, y cuando la gente dice que puede, se está engañando a sí misma', dijo el neurocientífico Earl Miller. 'El cerebro es muy bueno engañándose a sí mismo'.
En cambio, simplemente estamos cambiando nuestra atención de una tarea a otra muy rápidamente.
'Al cambiar de una tarea a otra, crees que en realidad estás prestando atención a todo lo que te rodea al mismo tiempo. Pero en realidad no lo eres '', dijo Miller.
'No estás prestando atención a una o dos cosas simultáneamente, sino que estás cambiando entre ellas muy rápidamente'.
De hecho, los investigadores han descubierto que pueden ver cómo el cerebro tiene problemas cuando se realizan múltiples tareas.
Entonces, la próxima vez que tenga la necesidad de realizar múltiples tareas, deténgase. Tómese un respiro y luego vuelva a concentrarse en lo único que debe hacerse en este momento. Una vez hecho esto, puede pasar a otra cosa.
8. Aproveche su procrastinación.
Esto puede parecer contraproducente. Pero, en realidad, hay un método para la locura aquí.
De acuerdo con la Ley de Parkinson, que lleva el nombre del historiador Cyril Northcote Parkinson, 'Si esperas hasta el último minuto, solo toma un minuto hacerlo'.
Piénsalo. Ha tenido una fecha límite en el trabajo que se cierne sobre su cabeza durante un mes, pero la puso en marcha durante la última semana.
Esto no le da permiso para esperar hasta la undécima hora. De acuerdo con Thai Nguyen de TheUtopianLife.com, sí proporciona 'una gran ventaja para la eficiencia: imponer plazos más cortos para una tarea o programar una reunión más temprana'.
9. Alivie el estrés.
Dado que el estrés puede causar problemas físicos, emocionales y de comportamiento, que pueden afectar su salud, energía, bienestar y estado de alerta mental, no es de extrañar que el estrés obstaculice su desempeño laboral.
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La buena noticia es que es posible que pueda aliviar el estrés en el lugar de trabajo.
Según la Asociación Estadounidense de Psicología, 'las estrategias más efectivas para aliviar el estrés son hacer ejercicio o practicar deportes, rezar o asistir a un servicio religioso, leer, escuchar música, pasar tiempo con amigos o familiares, recibir un masaje, salir a caminar , meditar o hacer yoga y pasar tiempo con un pasatiempo creativo '.
Sin embargo, las estrategias menos efectivas 'son apostar, ir de compras, fumar, beber, comer, jugar videojuegos, navegar por Internet y mirar televisión o películas durante más de dos horas'.
Otra técnica eficaz para el manejo del estrés es aumentar el control de una situación por adelantado. Puede comenzar planificando mañana la noche anterior y apegándose a su rutina. De esta manera sabrá qué esperar por la mañana.
10. Haga más del trabajo que disfruta.
No todo el mundo tiene el privilegio de hacer lo que ama para ganarse la vida. Incluso si estás persiguiendo tus sueños y siguiendo tus pasiones, todavía habrá tareas que no te gusten hacer. En cualquier caso, concéntrese más en el trabajo que realmente disfruta hacer.
Por ejemplo, si eres chef, obviamente te encanta cocinar. En lugar de pasar sus días haciendo tareas administrativas, subcontrate o delegue esas tareas para que pueda pasar más tiempo en la cocina o en el mercado buscando ingredientes frescos.
Cuando lo haga, se sentirá más satisfecho, inspirado, desafiado y productivo.
